Perencanaan Proyek Sistem Informasi

-------------------------------::::::::::Tugas Rumah Pertemuan 3::::::::::------------------------------- 

Framework atau Kerangka Kerja Manajemen Proyek

Prinsip Manajemen Proyek

          Perencanaan proyek adalah bagian dari manajemen proyek yang berhubungan dengan pembagian, pengalokasian dan penjadwalan pekerjaan dalam lingkup proyek

          Manajer Proyek harus fokus pada saat melakukan perencanaan, karena perencanaan merupakan pedoman dasar agar proyek dapat diarahkan untuk tetap berada dalam anggaran, sesuai dengan lingkup yang telah ditentukan dan selesai pada waktunya

—  Tujuan perencanaan proyek

◦      Untuk menyediakan suatu kerangka kerja bagi manajer proyek agar dapat menyusun estimasi yang baik untuk kebutuhan sumberdaya, biaya dan jadwal

—  Fungsi perencanaan proyek

◦      Sebagai sarana komunikasi bagi seluruh pihak terkait

◦      Merupakan dasar dalam pengalokasian sumber daya

◦      Merupakan tolok ukur di dalam pengendalian

Stackholders 

Merupakan pihak yang terlibat dalam aktifitas proyek, diantaranya sponsor, Manajer proyek, tim proyek, staff, supplier, pendukung projek. (Pemegang Proyek).

1.      Project Scope Management

Merupakan Proses yang dibutuhkan untuk menentukan lingkup proyek termasuk segala proses dan semua pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek, meliputi:

a)      scope planning

b)      scope definition

c)      scope verification

d)     scope control

2.      Project Time Management

Merupakan Proses yang dibutuhkan untuk memastikan penggunaan waktu dalam penyelesaian proyek, meliputi:

a)      activity definition

b)      activity sequencing

c)      activity duration estimating

d)     schedule development

e)      schedule control

3.      Project Cost Management

Proses yang dibutuhkan untuk melakukan pengaturan pelaksanaan dengan budget yang sudah disetujui, meliputi:

a)      cost estimating

b)      cost budgeting

c)      cost control

4.      Project Quality Management

Proses yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa proyek akan diselesaikan sesuai yang ditetapkan dalam pelaksanaannya, meliputi:

a)      quality planning

b)      quality assurance

c)      quality control

5.      Project Human Resource Management

Proses yang dibutuhkan untuk membuat pemanfaatan SDM yang paling efektif yang terlibat dengan proyek tersebut, meliputi:

a)      organizational planning

b)      project team acquisition

c)      project team development

d)     project team  management

6.      Project Communications Management

Proses yang dibutuhkan untuk memastikan proyek tepat waktu, menyediakan bagian-bagian informasi, koleksi, penyebaran, penyimpanan dan disposisi terakhir informasi proyek, meliputi:

a)      communication planning

b)      information distribution

c)      performance reporting

d)     administrative closure

7.      Project Risk Management

Proses yang berkonsentrasi dengan identifikasi, analisa dan merespon resiko proyek, misalnya:

a)      risk identification

b)      risk quantification

c)      risk response development

d)     risk response control

8.      Project Procurement Management

Proses yang dibutuhkan untuk mendefinisikan kebutuhan dan layanan dari luar organisasi yang dapat mempengaruhi kelangsungan proyek, misalnya:

a)      procurement planning

b)      contract planning

c)      source selection

d)     contract administration

e)      contract close-out

9.      Project Integration Management

Proses yang dibutuhkan untuk memastikan berbagai variasi elemen proyek terkoordinasi dengan baik, meliputi:

a)      project charter development

b)      project management plan development

c)      project plan execution

d)     overall project control

e)      project closing

Metodologi

• Metodologi adalah deskripsi dari proses untuk membawa suatu produk software melalui semua atau sebagian dari life cycle
• Biasanya berfokus pada fase life cycle dan relasi antara fase yang satu dengan lainnya
• Secara implisit/eksplisit, semua metodologi pengembangan sistem memiliki aktivitas berikut :

◦      Requirement – menentukan kebutuhan customer dan batasan produk

◦      Design – menentukan struktur dari produk

◦      Development – membuat produk

◦      Testing – menguji sistem untuk mencari dan menghilangkan kecacatan

◦      Maintenance – memperbaiki atau meningkatkan sistem setelah diberikan pada customer

Contoh dari metodologi yang ada :
◦      Traditional Approach
◦      Agile Project Management
      –  XP (Extreme Programming)
      –  Scrum
◦      RUP (Rational Unified Process)
◦      CMMI (Capability Maturity Model Integration)
◦      Formal Methods

Traditional Approach

a.      Initiating

–  Adalah mengawali proyek, memberikan gambaran global suatu proyek dalam bentuk definisi proyek

(meliputi scope, tujuan, waktu, biaya, informasi lainnya).

– Tujuannya menentukan tujuan proyek secara rinci.

b.      Planning

–  Adalah merencanakan proyek yang dimaksud dalam bentuk dokumen ‘Project Management Plan’ atau

deskripsi detail dari definisi proyek yang telah dibuat

–  Tujuannya mendefinisikan ruang lingkup proyek, detail jadwal, dan dana

c.      Executing

–  Adalah melaksanakan perencanaan proyek tersebut dalam suatu aksi/tindakan yang merupakan tindak

lanjut dari apa yang telah dituangkan dalam ‘Project Management Plan’

–  Tujuannya merealisasikan perencanaan proyek

d.       Controlling

–  Adalah pengontrolan terhadap kegiatan atau aktivitas-aktivitas suatu proyek

–  Tujuannya memastikan pencapaian tujuan proyek apakah sesuai dengan target yang telah ditentukan

e.      Closing

–Adalah merupakan akhir dari serangkaian kegiatan proyek, intinya tahapan penutupan proyek ini berupa

memberikan laporan tentang hasil-hasil dari suatu rangkaian aktivitas-aktivitas proyek yang telah

dilaksanakan

–  Tujuannya secara formal mengakhiri proyek dengan semua pihak yang terlibat di dalam suatu proyek

termasuk tim proyek juga.

Sumber : http://aurelio.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/47346/PPSI+03+v2015.pptx 
Di Akses Tanggal : (6 April 2017)

Peranan Manajemen Dalam Sistem Informasi

-------------------------------::::::::::Tugas Rumah Pertemuan 2::::::::::-------------------------------

Peranan Manajemen Dalam Sistem Informasi

           Manajemen tidak dapat mengabaikan sistem informasi karena sistem informasi memainkan peran yang kritikal di dalam organisasi. Sistem informasi ini sangat mempengaruhi secara langsung bagaimana manajemen mengambil keputusan, membuat rencana, dan mengelola para pegawainya, serta meningkatkan sasaran kinerja yang hendak dicapai, yaitu bagaimana menetapkan ukuran atau bobot setiap tujuan/kegiatan, menetapkan standar pelayanan minimum, dan bagaimana menetapkan standar dan prosedur pelayanan baku kepada masyarakat. Oleh karenanya, tanggung jawab terhadap sistem informasi tidak dapat didelegasikan begitu saja kepada sembarang pengambil keputusan. 

Beberapa peranan manajemen dalam sistem informasi antara lain sebagai berikut:

1.  Meningkatkan aksebilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

2.      Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

3.      Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4.      Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

5.      Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6.    Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

7.      Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

9.  Perusahaan menggunakan sistem informasi manajemen untuk mempertahankan persediaan paada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.

10.  Manajemen digunakan untuk pendukung pengambilan keputusan.

11. Manajemen digunakan juga untuk pengendalian operasional, pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien.

12. Manajemen berperan penting sebagai penyedia bagi pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

Sumber : http://erpandsima.blogspot.co.id/2015/05/peranan-sistem-informasi-manajemen-sim.html 
(2 April 2017)

Pengantar Manajemen Proyek Sistem Informasi (PMPSI)

-------------------------------::::::::::Tugas Rumah Pertemuan 1::::::::::-------------------------------

Metodologi dalam Manajemen Proyek

          Dalam pelaksanaannya, pelaksana proyek membutuhkan pedoman atau pendekatan untuk melaksanakan proyek yang telah ditentukan. Untuk itu ada beberapa pendekatan atau metodologi yang dapat digunakan dalam melakukan manajemen proyek, antara lain : agile, extreme, interactive, incremental dan phases.

Gambar 1.0 Metodologi

          Pendekatan yang sering dipakai adalah yang berdasarkan fase (phases) karena pendekatan ini adalah yang paling umum dan mudah diterapkan baik untuk proyek skala kecil, sedang, maupun besar. Berdasarkan pendekatan tradisional ini ada urutan yang harus dilalui dalam manajemen proyek sejak dimulai sampai selesai.

          Tahap-tahap dalam urutan ini adalah sebagai berikut : Fase inisialisasi, Fase perencanaan atau perancangan, Fase pelaksanaan atau produksi, Sistem pengawasan dan pengendalian dan Fase penyelesaian.

          Meskipun tahap-tahap ini saling berurut tetapi tidak semua proyek harus melalui semua tahapan, bahkan ada proyek yang harus melalui tahap 2, 3 dan 4 beberapa kali. Setiap fase akan memberikan hasil (deliverable) yang akan menjadi input bagi fase berikutnya. Pendekatan ini juga selaras dengan siklus pengembangan software (SDLC), yakni the waterfall model yang juga merupakan urutan dari satu tahap ke tahap lain secara linier. Selain itu, dalam penerapan metodologi ini, banyak organisasi atau perusahaan yang menerapkan Rational Unified Process (RUP) yang dikembangkan oleh Rational(R) Software.

Macam – macam metodologi dalam manajemen proyek antara lain :
1. Metodologi Tradisional

Gambar 1.4 Metodologi Tradisional

          Didalam metodologi tradisional manajemen proyek terdiri dari beberapa fase yaitu inisialisasi, perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan fase akhir. Pada bagian ini akan dibahas mengenai hal tersebut secara rinci.

          • Fase Inisialisasi

          Pada fase ini merupakan fase dalam hal studi kelayakan. Dimana dalam studi kelayakan terdapat beberapa langkah yang harus dilaksanakan. Salah satunya adalah analisis kebutuhan (requirements analysis), karena kelayakan dari proyek sistem informasi didasarkan atas hasil dari requirements analysis ini. Hasil studi kelayakan kemudian disusun dalam bentuk proposal proyek untuk kemudian diajukan ke stakeholder.

     • Fase Perencanaan

                  Pelaksanaan fase ini lebih melibatkan tim pelaksana proyek, meskipun pihak lain, seperti steering comittee tetap melaksanakan fungsi pengendalian dari luar. Meskipun dari fase sebelumnya telah ada requirements analysis, tetapi untuk menghasilkan rencana dan desain pengembangan sistem informasi maka diperlukan analisis yang lebih detail. Dalam fase ini sering terjadi revisi terhadap hasil analisis. Hal ini umum terjadi karena mungkin saja informasi yang didapatkan dari satu departemen dengan departemen yang lain saling bertentangan atau bahkan tidak saling berhubungan akibat dari buruknya arus kerja atau work flow dan standard operating procedure (SOP) organisasi atau perusahaan tersebut.

     • Fase Pelaksanaan atau Pengembangan

           Dalam fase ini aktivitas yang dilakukan adalah melaksanakan tugas-tugas yang telah didefinisikan dalam fase sebelumnya untuk menghasilkan software sesuai requirements.

     Aktivitas dalam lingkup manajemen proyek sistem informasi adalah :

     - Pemrograman (Development)          - Quality assurance (QA)

     - Testing                                            - Dokumentasi

   Umumnya fase ini dilaksanakan dalam jangka waktu yang lebih panjang dibanding fase lain. Berbeda dengan fase lain, fase ini juga menghasilkan produk berupa software yang nantinya akan digunakan oleh klien, yang artinya akan digunakan oleh pihak di luar tim pelaksana proyek. Oleh karena itu, dalam proyek sistem informasi yang besar dan kompleks, aktivitas testing dan QA harus ada.

    • Sistem Pengawasan dan Kontrol

          Fase ini terdiri dari proses-proses yang dilakukan untuk observasi pelaksanaan proyek untuk menghindari potensi masalah yang bisa segera diidentifikasi dan jika diperlukan, tindakan koreksi dapat segera dilakukan. Manfaatnya adalah kinerja proyek dapat diamati dan diukur secara rutin agar jika terjadi penyimpangan pelaksanaan proyek terhadap rencana dandesain dapat segera diantisipasi. Pengawasan dan pengendalian terdiri dari :

   - Mengukur aktivitas proyek yang tengah dilaksanakan (menentukan posisi pelaksanaan proyek saat ini).

  - Mengawasi variabel (biaya, waktu, sumberdaya dan sebagainya) proyek terhadap rencana dan desain yang telah disepakati (posisi yang seharusnya dicapai).

  - Identifikasi tindakan korektif jika terjadi penyimpangan (mengembalikan ke posisi yang seharusnya).

  - Mengarahkan pengendalian terpusat agar hanya setiap perubahan terhadap rencana proyek yang telah disetujui saja yang bisa diimplementasikan.

   • Fase Akhir

   Dalam fase ini proyek telah memasuki tahap akhir di mana produk software telah diinstalasikan, dioperasikan, dan dimanfaatkan oleh klien.

  Ada dua aktivitas yang dilakukan dalam fase ini yaitu :

  - Penutupan proyek.

 - Memasuki masa maintenance yang dapat dilanjutkan dengan kontrak baru. Maintenance penting mengingat produk software tidak bisa 100% bebas dari kemungkinan error atau bugs.

2.  Rational Unified Process

         RUP (Relational Unified Process) adalah proses rekayasa software dengan pendekatan alokasi tugas-tugas dan tanggung jawab dalam organisasi pengembangan software. Tujuannya adalah untuk memastikan software yang dihasilkan berkualitas tinggi yang memenuhi kebutuhan klien dengan jadwal dan anggaran yang telah ditentukan.

          Cara RUP meningkatkan produktivitas tim yang terlibat adalah dengan menyediakan untuk setiap anggota, akses pada knowledge base dengan petunjuk, template, dan alat bantu untuk mendukung aktivitas penting dalam pengembangan software.

          Knowledge base ini berisi pengalaman-pengalaman terbaik yang terbukti berhasil (best practices), yaitu :

     a. Pengembangan sofware secara iteratif. d. Model software secara visual.
     b. Mengelola requirements. e. Verifikasi kualitas software.
     c. Menggunakan component-component architectures. f. Pengendalian perubahan         pada software.

Gambar 1.1 RUP Workflow (Relational Unified Process)

    Walaupun dalam prosesnya tetap melalui tahap-tahap sebagaimana siklus hidup manajemen proyek, tetapi dalam setiap fasenya selalu dilakukan peninjauan ulang terhadap setiap deliverables yang dihasilkan masing-masing fase agar tercapai kualitas yang diinginkan dan untuk mengakomodasi perubahan-perubahan yang terjadi secara dinamis. Untuk melakukannya dibutuhkan knowledge base yang dapat diakses oleh setiap anggota tim yang berkepentingan, yang juga dapat memberikan kontribusi dalam memperkaya knowledge base tersebut. Dengan demikian hasil akhir proyek adalah produk yang berkualitas dan memberikan manfaat yang memuaskan semua pihak.

3.  Critical Chain Project Management

          Setiap proyek atau usaha memerlukan seseorang atau sebuah organisasi untuk memanajemen tugas-tugas yang berkaitan dengan proyek yang akan dikerjakan. Setiap proyek memiliki waktu penyelesaian masing-masing, biaya masing-masing, sumber daya yang berbeda-beda dan kenadala yang berbedabeda pula. Critical Chain Project Management menjadi salah satu jalan keluar dalam membantu memanajemen proyek. CCPM adalah turunan dari manajemen CPM ( Critical Path Management ).

          Critical Chain Project Management atau dikenal juga sebagai Metode Rantai Kritis adalah metode perencanaan dan pengolahan proyek yang menekankan pada sumber daya ( sik dan manusia ) yang diperlukan dalam rangka melakukan tugas-tugas proyek. Tujuan dari penggunaan CCPM dalam menyelesaikan proyek adalah untuk meningkatkan tingkat throughput atau tingkat penyelesaian proyek. Sebuah aplikasi dari Teori Kendala (TOC) untuk proyekproyek.

          Tujuannya adalah untuk meningkatkan tingkat throughput (atau tingkat penyelesaian) proyek dalam suatu organisasi. Menerapkan tiga pertama dari lima langkah fokus dari TOC, kendala sistem untuk semua proyek yang diidenti kasi sebagai sumber daya. Untuk mengeksploitasi kendala, tugas pada rantai kritis diberikan prioritas di atas semua kegiatan lainnya.
Akhirnya, proyek yang direncanakan dan dikelola untuk memastikan bahwa sumber daya yang siap ketika tugas rantai kritis harus mulai, mensubordinasi semua sumber daya lain untuk rantai kritis.
Terlepas dari jenis proyek, rencana proyek harus menjalani meratakan Sumber Daya, dan urutan terpanjang terbatas sumber daya tugas harus diidenti kasi sebagai rantai kritis. Dalam lingkungan multi-proyek, meratakan sumber daya harus dilakukan di seluruh proyek. Namun, cukup sering untuk mengidenti kasi (atau pilih) a "drum" tunggal sumber daya-sumber daya yang bertindak sebagai kendala di proyek-proyek dan terhuyung berdasarkan ketersediaan sumber daya tunggal itu.

          CCPM metode baru dalam revolusi cara ber kir yang dapat digunakan untuk menentukan bagaimana mengurangi / mempercepat pengerjaan proyek dan meningkatkan kemampuan penjadwalan dan budget yang telah ditentukan.
Melepaskan yang lainnya, membuktikan bahwa pengalaman manager projek telah mengetahui penting CCPM dari satu dekade, dan kenunikan dari CCPM ada di terminologinya dari pada isi pokoknya. Aplikasi atau software CCPM memerlukan software khusus yang sekarang ini telah ditawarkan oleh beberapa vendor atau instansi yang bukan untuk kebutuhan dagang pasar.
Sebagai bukti, beberapa organisasi mengingat dengan baik pengangkatan CCPM sebagai cara untuk meningkatkan kinerja projek yang menyangkut hal biaya pasti, masalah ekonomi dan perubahan pada budaya dan prosedur.
Oleh sebab itu, kehati-hatian evaluasi dan penilaian dari CCPM sangat berpotensi untuk membawa peningkatan perintah yang sikni kan. Menurut Badri (1997), manfaat yang didapat jika mengetahui lintasan kritis adalah sebagai berikut :
1. Penundaan pekerjaan pada lintasan kritis menyebabkan seluruh pekerjaan proyek tertunda penyelesaiannya.
2. Proyek dapat dipercepat penyelesaiannya, bila pekerjaan-pekerjaan yang ada pada lintasan kritis dapat dipercepat.
3. Pengawasan atau kontrol dapat dikontrol melalui penyelesaian jalur kritis yang tepat dalam penyelesaiannya dan kemungkinan di trade
o (pertukaran waktu dengan biaya yang e sien) dan crash program (diselesaikan dengan waktu yang optimum dipercepat dengan biaya yang bertambah pula) atau dipersingkat waktunya dengan tambahan biaya lembur.
4. Time slack atau kelonggaran waktu terdapat pada pekerjaan yang tidak melalui lintasan kritis. Ini memungkinkan bagi manajer/pimpro untuk memindahkan tenaga kerja, alat, dan biaya ke pekerjaan-pekerjaan di lintasan kritis agar efektif dan efisien. 

Sumber : http://tugaskupmpsi.blogspot.co.id/2016/03/tugas-rumah-pertemuan.html 

Diakses Tanggal (30 Maret 2017).