Bagan Organisasi Proyek

------------------------------**********:::::::::: Tugas Rumah Pertemuan 5 ::::::::::**********------------------------------

1.     Organisasi Proyek Fungsional

Organisasi Fungsional adalah tipe struktur organisasi manajemen proyek dimana seorang manajer/pimpinan proyek berkoordinasi dengan manajer-manajer operasional (manajer lini) dalam suatu perusahaan. Manajer lini adalah seseorang yang bertanggung jawab terhadap bagian tertentu. Misalnya, manajer keuangan, manajer pemasaran, manajer IT, dll. Manajer lini membawahi beberapa staf operasional.

Dalam tipe ini komunikasi dan koordinasi antara anggota proyek sangatlah terbatas. Pendelegasian tugas, koordinasi, dan komunikasi dilakukan melalui manajer lini.

Dalam tipe struktur organisasi fungsional ini sangatlah mungkin seorang manajer lini terlibat dalam lebih dari satu proyek. Dan dalam tipe ini seorang staf sangat mungkin diberikan tugas terkait suatu proyek tanpa mengetahui apa proyek yang sedang berjalan itu.

2.     Organisasi Proyek Murni

Organisasi Proyek Murni, model dari organisasi ini mempunyai karakteristik bahwa proyek terpisah dari organisasi induk, proyek menjadi organisasi tersendiri untuk staf teknis tersendiri, administrasi proyek terpisah dari ikatan organisasi induk, mempunyai laporan tersendiri untuk kemajuan atau kegagalan secara periodik tentang proyek, pimpinan proyek dapat melakukan pembangunan sumber daya dari luar berupa sub kontraktor atau supplier selama sumberdaya yang ada tidak bersedia atau tidak dapat dikendalikan dalam organisasi.

Adapun keunggulan dari model organisasi ini adalah pimpinan proyek (pimpro) mempunyai wewenang penuh untuk mengelola proyek, semua anggota tim proyek secara langsung bertanggungjawab terhadap pimpro, rantai komunikasi menjadi pendek antara pimpro dengan eksekutif, bila ada proyek yang sejenis secara berturut-turut dapat memanfaatkan para ahli yang sama sekaligus melakukan kaderisasi dalam penguasaan teknologi tertentu, karena kewenangan yang terpusat maka kemampuan untuk membuat keputusan bisa cepat dilakukan, adanya kesatuan komando, memiliki bentuk  cukup simpel sehingga mudah dilaksanakan serta adanya dukungan secara menyeluruh terhadap proyek.

Untuk kelemahan model organisasi proyek murni ini adalah jika organisasi induk mempunyai banyak proyek yang harus dikerjakan, biasanya setiap proyek akan mengusahakan sendiri sumberdaya, sehingga terjadi duplikasi  usaha dan fasilitas, struktur ini akan menambah biaya yang cukup mahal bagi organisasi induk, karena biasanya akan berdiri sendiri dengan staf yang penuh, sering kali pimpinan proyek (pimpro) menumpuk sumberdaya secara berlebihan untuk mendapatkan dukungan teknis dan teknologi sewaktu-waktu diperlukan, bila proyek selesai akan terjadi masalah tentang bagaimana nasib pekerja proyek yang ada,  ketidakkonsistenan prosedur bisa sering terjadi dengan memakai alasan “memenuhi permintaan klien”

3.     Organisasi Proyek Matriks

Organisasi matrik disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek yaitu or­ganisasi di mana penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana para spesialis yang mempunyai ketrampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikum­pulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan

Organisasi matrik digunakan berdasarkan struktur organisasi staf dan lini khususnya di bidang penelitian dan pengembangan. Organisasi matrik akan menghasilkan wewenang ganda di mana wewenang horison­tal diterima manajer proyek sedangkan wewenang fungsionalnya yaitu sesuai dcngan keahliannya dan tetap akan melekat sampai proyek selesai, karena memang terlihat dalam struktur formalnya. Sebagai akibat anggota organisasi matrik mempunyai dua wewenang, hal ini berarti bahwa dalam melaksanakan kegiatannya para anggotanya juga harus melaporkan kepada dua atasan

Untuk mengatasi masalah yang mungkin timbul, biasanya manajer proyck diberi jaminan untuk melaksanakan wewenangnya dalam memberikan perintah di mana manajer proyek tersebut akan langsung lapor kepada manajer puncak

Kelebihan dari struktur organisasi ini adalah :

Pada fleksibelitas dan kemampuannya dalam memperhatikan masalah-masalah yang khusus maupun persoalan teknis yang unik serta pelaksanaan kegiatan organisasi matrik tidak mengganggu struktur organisasi yang ada

Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :

Manajer proyek tak bisa mengkoor­dinir berbagai bagian yang berbeda hingga menghadapi kesulitan dalam mengembangkan team yang terpadu dikarenakan penyimpangan pclaksanaan perintah untuk masing-masing individu. Untuk mengatasi kesulitan yang mungkin timbul, maka manajer proyek biasanya diberi wewenang khusus yang penting, misalnya: dalam menentukan gaji, mempromosikan atau melakukan perlakuan personalia.

Sumber :

https://putrichairina.com/2015/11/24/struktur-organisasi-dalam-manajemen-proyek-serial-manajemen-proyek/  (16 April 2017).

http://informatika.web.id/penyusunan-team-proyek.htm  (16 April 2017).

http://anasdharmawan.blogspot.co.id/2015/10/bentuk-bagan-struktur-organisasi.html  (16 April 2017).

Perencanaan Proyek Sistem Informasi

-------------------------------::::::::::Tugas Rumah Pertemuan 3::::::::::------------------------------- 

Framework atau Kerangka Kerja Manajemen Proyek

Prinsip Manajemen Proyek

          Perencanaan proyek adalah bagian dari manajemen proyek yang berhubungan dengan pembagian, pengalokasian dan penjadwalan pekerjaan dalam lingkup proyek

          Manajer Proyek harus fokus pada saat melakukan perencanaan, karena perencanaan merupakan pedoman dasar agar proyek dapat diarahkan untuk tetap berada dalam anggaran, sesuai dengan lingkup yang telah ditentukan dan selesai pada waktunya

—  Tujuan perencanaan proyek

◦      Untuk menyediakan suatu kerangka kerja bagi manajer proyek agar dapat menyusun estimasi yang baik untuk kebutuhan sumberdaya, biaya dan jadwal

—  Fungsi perencanaan proyek

◦      Sebagai sarana komunikasi bagi seluruh pihak terkait

◦      Merupakan dasar dalam pengalokasian sumber daya

◦      Merupakan tolok ukur di dalam pengendalian

Stackholders 

Merupakan pihak yang terlibat dalam aktifitas proyek, diantaranya sponsor, Manajer proyek, tim proyek, staff, supplier, pendukung projek. (Pemegang Proyek).

1.      Project Scope Management

Merupakan Proses yang dibutuhkan untuk menentukan lingkup proyek termasuk segala proses dan semua pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek, meliputi:

a)      scope planning

b)      scope definition

c)      scope verification

d)     scope control

2.      Project Time Management

Merupakan Proses yang dibutuhkan untuk memastikan penggunaan waktu dalam penyelesaian proyek, meliputi:

a)      activity definition

b)      activity sequencing

c)      activity duration estimating

d)     schedule development

e)      schedule control

3.      Project Cost Management

Proses yang dibutuhkan untuk melakukan pengaturan pelaksanaan dengan budget yang sudah disetujui, meliputi:

a)      cost estimating

b)      cost budgeting

c)      cost control

4.      Project Quality Management

Proses yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa proyek akan diselesaikan sesuai yang ditetapkan dalam pelaksanaannya, meliputi:

a)      quality planning

b)      quality assurance

c)      quality control

5.      Project Human Resource Management

Proses yang dibutuhkan untuk membuat pemanfaatan SDM yang paling efektif yang terlibat dengan proyek tersebut, meliputi:

a)      organizational planning

b)      project team acquisition

c)      project team development

d)     project team  management

6.      Project Communications Management

Proses yang dibutuhkan untuk memastikan proyek tepat waktu, menyediakan bagian-bagian informasi, koleksi, penyebaran, penyimpanan dan disposisi terakhir informasi proyek, meliputi:

a)      communication planning

b)      information distribution

c)      performance reporting

d)     administrative closure

7.      Project Risk Management

Proses yang berkonsentrasi dengan identifikasi, analisa dan merespon resiko proyek, misalnya:

a)      risk identification

b)      risk quantification

c)      risk response development

d)     risk response control

8.      Project Procurement Management

Proses yang dibutuhkan untuk mendefinisikan kebutuhan dan layanan dari luar organisasi yang dapat mempengaruhi kelangsungan proyek, misalnya:

a)      procurement planning

b)      contract planning

c)      source selection

d)     contract administration

e)      contract close-out

9.      Project Integration Management

Proses yang dibutuhkan untuk memastikan berbagai variasi elemen proyek terkoordinasi dengan baik, meliputi:

a)      project charter development

b)      project management plan development

c)      project plan execution

d)     overall project control

e)      project closing

Metodologi

• Metodologi adalah deskripsi dari proses untuk membawa suatu produk software melalui semua atau sebagian dari life cycle
• Biasanya berfokus pada fase life cycle dan relasi antara fase yang satu dengan lainnya
• Secara implisit/eksplisit, semua metodologi pengembangan sistem memiliki aktivitas berikut :

◦      Requirement – menentukan kebutuhan customer dan batasan produk

◦      Design – menentukan struktur dari produk

◦      Development – membuat produk

◦      Testing – menguji sistem untuk mencari dan menghilangkan kecacatan

◦      Maintenance – memperbaiki atau meningkatkan sistem setelah diberikan pada customer

Contoh dari metodologi yang ada :
◦      Traditional Approach
◦      Agile Project Management
      –  XP (Extreme Programming)
      –  Scrum
◦      RUP (Rational Unified Process)
◦      CMMI (Capability Maturity Model Integration)
◦      Formal Methods

Traditional Approach

a.      Initiating

–  Adalah mengawali proyek, memberikan gambaran global suatu proyek dalam bentuk definisi proyek

(meliputi scope, tujuan, waktu, biaya, informasi lainnya).

– Tujuannya menentukan tujuan proyek secara rinci.

b.      Planning

–  Adalah merencanakan proyek yang dimaksud dalam bentuk dokumen ‘Project Management Plan’ atau

deskripsi detail dari definisi proyek yang telah dibuat

–  Tujuannya mendefinisikan ruang lingkup proyek, detail jadwal, dan dana

c.      Executing

–  Adalah melaksanakan perencanaan proyek tersebut dalam suatu aksi/tindakan yang merupakan tindak

lanjut dari apa yang telah dituangkan dalam ‘Project Management Plan’

–  Tujuannya merealisasikan perencanaan proyek

d.       Controlling

–  Adalah pengontrolan terhadap kegiatan atau aktivitas-aktivitas suatu proyek

–  Tujuannya memastikan pencapaian tujuan proyek apakah sesuai dengan target yang telah ditentukan

e.      Closing

–Adalah merupakan akhir dari serangkaian kegiatan proyek, intinya tahapan penutupan proyek ini berupa

memberikan laporan tentang hasil-hasil dari suatu rangkaian aktivitas-aktivitas proyek yang telah

dilaksanakan

–  Tujuannya secara formal mengakhiri proyek dengan semua pihak yang terlibat di dalam suatu proyek

termasuk tim proyek juga.

Sumber : http://aurelio.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/47346/PPSI+03+v2015.pptx 
Di Akses Tanggal : (6 April 2017)

Peranan Manajemen Dalam Sistem Informasi

-------------------------------::::::::::Tugas Rumah Pertemuan 2::::::::::-------------------------------

Peranan Manajemen Dalam Sistem Informasi

           Manajemen tidak dapat mengabaikan sistem informasi karena sistem informasi memainkan peran yang kritikal di dalam organisasi. Sistem informasi ini sangat mempengaruhi secara langsung bagaimana manajemen mengambil keputusan, membuat rencana, dan mengelola para pegawainya, serta meningkatkan sasaran kinerja yang hendak dicapai, yaitu bagaimana menetapkan ukuran atau bobot setiap tujuan/kegiatan, menetapkan standar pelayanan minimum, dan bagaimana menetapkan standar dan prosedur pelayanan baku kepada masyarakat. Oleh karenanya, tanggung jawab terhadap sistem informasi tidak dapat didelegasikan begitu saja kepada sembarang pengambil keputusan. 

Beberapa peranan manajemen dalam sistem informasi antara lain sebagai berikut:

1.  Meningkatkan aksebilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

2.      Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

3.      Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4.      Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

5.      Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6.    Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

7.      Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

9.  Perusahaan menggunakan sistem informasi manajemen untuk mempertahankan persediaan paada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.

10.  Manajemen digunakan untuk pendukung pengambilan keputusan.

11. Manajemen digunakan juga untuk pengendalian operasional, pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien.

12. Manajemen berperan penting sebagai penyedia bagi pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

Sumber : http://erpandsima.blogspot.co.id/2015/05/peranan-sistem-informasi-manajemen-sim.html 
(2 April 2017)